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nohandicap multimedia. hat sich Anfang des Jahres von Microsoft Office 365 getrennt. Nicht aus Prinzip. Nicht, weil Microsoft Office grundsätzlich schlecht wäre. Und auch nicht, weil wir glauben, dass jeder Kunde sofort vollständig auf Microsoft verzichten muss.
Der Grund war viel praktischer: Microsoft Office 365 passte immer schlechter zu unserer Arbeitsweise.
Wir wollten weniger Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Wir wollten Programme, die sich besser mit unterschiedlichen Mail-, Kalender- und Dateilösungen kombinieren lassen. Und wir wollten wieder bewusster entscheiden, welche Daten wo liegen und welche Dienste wirklich gebraucht werden.
Dabei geht es nicht darum, dass jeder Kunde alles selbst hosten muss. Viele unserer Kunden können oder wollen keine eigenen Server betreiben. Das ist völlig nachvollziehbar.
Digitale Souveränität bedeutet für uns nicht: „Alles selbst machen.“Digitale Souveränität bedeutet: mehr Kontrolle über Programme, Daten und Anbieterwahl.
Genau an diesem Punkt wurde Microsoft Office 365 für uns zunehmend problematisch.
Wenn über Microsoft Office gesprochen wird, denken viele zuerst an Word, Excel und PowerPoint. Diese Programme sind bekannt, leistungsfähig und in vielen Unternehmen seit Jahren Standard.
Für uns lag das Hauptproblem aber nicht bei der Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation. Das eigentliche Problem war das Gesamtpaket.
Microsoft 365 besteht heute nicht mehr nur aus klassischen Office-Programmen. Dazu gehören je nach Nutzung auch Outlook, Microsoft-Konto, OneDrive, Teams, SharePoint, Exchange Online, Cloudspeicher, Synchronisierung und viele weitere Dienste.
Das kann sehr praktisch sein. Wer vollständig im Microsoft-Ökosystem arbeitet, bekommt eine eng verzahnte Umgebung.
Aber genau daraus entsteht auch eine Abhängigkeit.
Je mehr Aufgaben über Microsoft laufen, desto schwieriger wird ein späterer Wechsel. E-Mail, Kalender, Kontakte, Dateien, Besprechungen und Zusammenarbeit hängen dann oft an einem einzigen Anbieter.
Für manche Unternehmen ist das in Ordnung. Für uns passte es immer weniger.
Beim Wechsel weg von Microsoft 365 reicht es nicht, nur Word, Excel, PowerPoint und Outlook einzeln zu ersetzen.
Gerade Outlook ist für viele Nutzer mehr als ein Mailprogramm. Es verwaltet E-Mails, Kalender, Kontakte, Termineinladungen, gemeinsame Kalender, Aufgaben und oft auch die mobile Synchronisierung mit Smartphone und Tablet.
Deshalb sprechen wir nicht nur über einen Outlook-Ersatz. Wir sprechen über Groupware.
Groupware bedeutet vereinfacht: Programme und Dienste, mit denen ein Team gemeinsam arbeitet. Dazu gehören E-Mail, Kalender, Kontakte, gemeinsame Termine, geteilte Kalender, Webmail, mobile Nutzung und manchmal auch Aufgaben oder Dateiablage.
Microsoft 365 bündelt diese Funktionen sehr komfortabel in einem System. Genau das ist gleichzeitig Stärke und Risiko. Es ist bequem, aber es bindet den Nutzer immer stärker an Microsoft.
Unser Ziel ist deshalb nicht, zwanghaft ein einzelnes Programm durch ein anderes zu ersetzen. Unser Ziel ist, für jeden Kunden eine passende Kombination zu finden.
Besonders deutlich wurde das bei Outlook.
Outlook funktioniert am besten, wenn es zusammen mit Microsoft 365, Exchange Online und der Microsoft Cloud genutzt wird. Wer genau diese Umgebung verwendet, bekommt viele Funktionen aus einem Guss.
Wir wollten aber E-Mail, Kalender und Kontakte nicht zwingend an Microsoft binden. Wir wollten Mailprogramme, Kalender und Kontakte möglichst frei kombinieren können – je nachdem, was technisch sinnvoll ist und was zum Kunden passt.
Genau dort wurde Outlook für uns zunehmend unattraktiv.
Microsoft beschreibt selbst, dass bestimmte Nicht-Microsoft-Konten im neuen Outlook beziehungsweise in Outlook-Apps mit der Microsoft Cloud synchronisiert werden können. Dazu können je nach Plattform E-Mails, Kontakte und Ereignisse gehören.
Für Kunden, die bewusst mehr Kontrolle über ihre Datenflüsse möchten, ist das ein wichtiger Punkt.
Für uns war deshalb klar: Wir möchten kein Mailprogramm, das immer stärker in Richtung Microsoft Cloud gedacht wird.
Ein Wechsel weg von Microsoft Office bedeutet nicht, dass man keine Microsoft-Office-Dateien mehr öffnen oder bearbeiten kann.
Das ist ein wichtiger Punkt. Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass ein Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Behörden plötzlich kaum noch möglich wäre.
Viele Alternativen können heute mit den bekannten Microsoft-Formaten DOCX, XLSX und PPTX umgehen. Für viele alltägliche Dokumente, Angebote, Tabellen und Präsentationen funktioniert der Austausch gut.
Trotzdem sollte man ehrlich bleiben: Kein alternatives Office-Programm kann jeden Spezialfall perfekt abbilden.
Sehr komplexe Excel-Dateien, VBA-Makros, Power Query, spezielle Add-ins oder stark formatierte Dokumente müssen vor einem Umstieg getestet werden. Auch Branchensoftware kann Microsoft Office voraussetzen, zum Beispiel für Berichte, Vorlagen oder Serienbriefe.
Der Wechsel ist also möglich, aber er sollte geplant werden.
Für klassische Office-Dateien prüfen und nutzen wir aktuell OnlyOffice als Alternative zu Word, Excel und PowerPoint. Der praktische Grund ist einfach: Viele Kunden, Lieferanten und Behörden arbeiten weiterhin mit DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien. Eine Alternative muss deshalb im Alltag gut mit diesen Formaten umgehen können.
OnlyOffice ist technisch interessant, weil es genau auf diese Microsoft-Dateiformate ausgerichtet ist und vielen Umsteigern von der Bedienung her vertraut vorkommt.
Trotzdem empfehlen wir OnlyOffice nicht blind und nicht uneingeschränkt.
Rund um OnlyOffice gibt es seit einigen Jahren öffentlich diskutierte Fragen zur Unternehmensstruktur, zu möglichen Russland-Verbindungen und zur sanktionsrechtlichen Einordnung kommerzieller Nutzung. Mehrere Einrichtungen haben OnlyOffice deshalb neu bewertet oder auf andere Lösungen umgestellt.
Genau deshalb ist Euro-Office für uns besonders interessant.
Euro-Office wurde 2026 von einer europäischen Initiative rund um IONOS und Nextcloud angekündigt. Das Projekt soll auf der technischen Grundlage von OnlyOffice aufbauen, aber unter europäischer Führung weiterentwickelt werden. Ziel ist eine souveräne Office-Lösung für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen, die weiterhin gut mit Microsoft-Office-Dateiformaten umgehen kann.
Für uns könnte Euro-Office deshalb der spannendste nächste Schritt sein: die Alltagstauglichkeit und Microsoft-Kompatibilität von OnlyOffice, aber mit einer klareren europäischen Ausrichtung.
Trotzdem gilt auch hier: Euro-Office ist noch jung. Solange keine stabile Version breit produktiv eingesetzt wird, betrachten wir es als vielversprechenden Zukunftskandidaten und nicht als fertige Standardempfehlung.
Für Kundenprojekte bedeutet das:
OnlyOffice kann funktional passen, wenn Microsoft-Dateiformate heute wichtig sind.
LibreOffice und Collabora Online können besser passen, wenn eine bewährte, unabhängige Lösung sofort benötigt wird.
Euro-Office beobachten wir sehr genau, weil dort aus unserer Sicht die Zukunft einer europäischen, souveränen Office-Alternative liegen könnte.
Sehr komplexe Microsoft-Office-Dateien müssen unabhängig von der gewählten Lösung immer getestet werden.
Beim Mailbereich reicht es nicht, nur eine Liste von Programmen zu nennen. Die entscheidende Frage lautet:
Braucht der Kunde nur ein Mailprogramm?Oder braucht er eine komplette Groupware mit E-Mail, Kalender, Kontakten, gemeinsamen Terminen, Webzugriff und mobiler Synchronisierung?
Unsere aktuelle Lösung im Mailbereich ist Thunderbird.
Thunderbird ist besonders interessant, wenn E-Mail, Kalender und Kontakte unabhängig von Microsoft 365 genutzt werden sollen. Für viele Kunden ist das eine solide und unabhängige Lösung.
Thunderbird ist aber nicht automatisch für jeden Kunden die perfekte Lösung. Manche Nutzer kommen von Outlook und erwarten eine bestimmte Optik, ein bestimmtes Bediengefühl oder bestimmte Komfortfunktionen.
Deshalb betrachten wir Mailprogramme nicht ideologisch.
Thunderbird ist unsere bevorzugte Lösung, wenn klassische Mailkonten, Kalender und Kontakte ohne vollständige Microsoft-365-Bindung genutzt werden sollen.
Es eignet sich besonders für Kunden, die Wert auf Unabhängigkeit legen und bereit sind, sich auf eine etwas andere Oberfläche einzulassen.
Betterbird ist eine angepasste Variante von Thunderbird mit zusätzlichen Funktionen und Fehlerkorrekturen. Für technisch interessierte Nutzer kann Betterbird spannend sein.
Für die meisten Kunden würden wir aber zunächst Thunderbird selbst prüfen.
eM Client ist keine Open-Source-Lösung, kann aber für manche Kunden ein guter Kompromiss sein.
Die Oberfläche wirkt für viele Outlook-Umsteiger vertrauter und moderner als Thunderbird. Wenn Bedienkomfort, Optik und einfache Nutzung wichtiger sind als maximale Offenheit, kann eM Client eine sinnvolle Alternative sein.
Für Kunden im Apple-Umfeld können Apple Mail, Kalender und Kontakte völlig ausreichend sein.
Das ist keine Open-Source-Lösung, aber für Mac-, iPhone- und iPad-Nutzer oft eine pragmatische und gut integrierte Lösung.
Für Android-Geräte ist K-9 Mail beziehungsweise Thunderbird für Android interessant.
Für reine E-Mail-Nutzung ist das eine gute Alternative. Bei vollständiger Groupware-Nutzung muss zusätzlich geprüft werden, wie Kalender und Kontakte auf dem Smartphone synchronisiert werden.
Nicht jeder Kunde möchte ein klassisches Mailprogramm auf dem PC nutzen. Manche arbeiten lieber im Browser. Andere brauchen eine zentrale Lösung für mehrere Benutzer. Wieder andere möchten eine Groupware selbst betreiben oder bei einem passenden Anbieter hosten lassen.
Hier kommen Webmail- und Groupware-Lösungen ins Spiel.
SOGo ist für unser Thema besonders interessant, weil es E-Mail, Kalender und Kontakte gemeinsam abbildet.
Es eignet sich für Kunden und Selbsthoster, die eine echte Groupware suchen und nicht nur eine einfache Webmail-Oberfläche. SOGo kann mit verschiedenen Mailclients kombiniert werden und bietet zusätzlich eine Weboberfläche.
Open-Xchange beziehungsweise OX App Suite ist eine professionelle Groupware- und Collaboration-Plattform.
Sie ist eher im Umfeld von Providern, Organisationen und größeren Installationen zu sehen als beim typischen kleinen Selbsthoster. Trotzdem ist Open-Xchange ein wichtiges Beispiel, weil es zeigt, dass Groupware nicht automatisch Microsoft Exchange oder Microsoft 365 bedeuten muss.
Nextcloud ist vielen vor allem als Dateiablage bekannt. Mit Nextcloud Groupware kommen aber auch Mail, Kalender und Kontakte hinzu.
Das ist besonders interessant, wenn Kunden bereits Nextcloud nutzen oder eine gehostete Nextcloud bekommen sollen. In Kombination mit OnlyOffice, Collabora Online oder künftig anderen Office-Lösungen kann daraus eine Arbeitsumgebung entstehen, die Dateiablage, Kalender, Kontakte und Dokumentbearbeitung zusammenführt.
Nextcloud Groupware ersetzt nicht automatisch jedes Microsoft-365-Szenario. Aber sie ist ein wichtiger Baustein, wenn Kunden mehr Kontrolle über Dateien, Kalender und Kontakte möchten.
Roundcube ist eine bewährte Webmail-Oberfläche.
Es eignet sich besonders, wenn vor allem E-Mail im Browser gebraucht wird. Als vollständiger Groupware-Ersatz reicht Roundcube allein meistens nicht aus, weil Kalender, Kontakte und Zusammenarbeit zusätzlich gelöst werden müssen.
SnappyMail ist eine moderne und schlanke Webmail-Oberfläche.
Sie kann für Selbsthoster interessant sein, die eine einfache Webmail-Lösung suchen. Auch hier gilt: SnappyMail ist vor allem Webmail und nicht automatisch eine komplette Groupware.
Kopano kann ebenfalls als Groupware-Alternative betrachtet werden, wenn E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgaben gemeinsam benötigt werden.
Für unseren Alltag wäre Kopano nicht die erste Standardempfehlung, aber es gehört zu den Lösungen, die man bei Groupware-Projekten prüfen kann.
Wichtig ist: Es gibt nicht die eine perfekte Outlook-Alternative für alle.
Ein Kunde braucht vielleicht nur ein gutes Mailprogramm.Ein anderer braucht gemeinsame Kalender.Ein dritter möchte Kontakte zentral verwalten.Ein weiterer möchte alles im Browser nutzen.Und manche brauchen zusätzlich mobile Synchronisierung mit Smartphone und Tablet.
Deshalb prüfen wir nicht nur, welches Programm Outlook ersetzt. Wir prüfen, welche Groupware-Funktionen wirklich gebraucht werden.
Erst daraus ergibt sich die passende Lösung.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Digitale Souveränität bedeutet nicht, dass jeder kleine Betrieb eigene Server betreiben muss.
Viele Kunden können oder wollen das nicht. Das ist völlig nachvollziehbar.
Es geht nicht darum, alles selbst zu machen. Es geht darum, bewusster zu entscheiden:
Für manche Kunden reicht bereits eine andere Office-Lösung statt Microsoft Office.Für andere ist Thunderbird statt Outlook ein sinnvoller Schritt.Wieder andere nutzen eine gehostete Nextcloud, einen europäischen Mailanbieter oder eine professionelle Groupware-Lösung.Und nur bei technisch passenden Anforderungen ist Selbsthosting eine Option.
Der richtige Weg hängt vom Kunden ab.
Ein besonders passendes Beispiel ist Schleswig-Holstein.
Das Land stellt seine Verwaltung schrittweise auf mehr digitale Unabhängigkeit um. Microsoft Office wird an einem großen Teil der Arbeitsplätze durch LibreOffice ersetzt.
Noch interessanter für unser Thema ist aber der Mailbereich. Schleswig-Holstein hat sein Mailsystem von Microsoft Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird umgestellt. Laut Landesregierung wurden in einem sechsmonatigen Prozess mehr als 40.000 Postfächer mit deutlich mehr als 100 Millionen E-Mails und Kalendereinträgen migriert.
Das Beispiel ist deshalb so wertvoll, weil es nicht nur um Textverarbeitung geht. Es zeigt genau den Punkt, den auch viele kleinere Unternehmen kennen: Office ist nicht nur Word und Excel. Es geht auch um Mail, Kalender, Kontakte, Zusammenarbeit und Abhängigkeit von einem Anbieter.
Schleswig-Holstein zeigt aber auch: So ein Wechsel ist kein Selbstläufer. Es gibt Aufwand, Umstellung, Schulung und auch Kritik. Genau deshalb sollte man nicht unüberlegt wechseln, sondern prüfen, welche Programme und Arbeitsabläufe wirklich gebraucht werden.
Auch große Unternehmen beschäftigen sich mit der Frage, wie abhängig sie von Microsoft und anderen großen Plattformanbietern sind.
Die Schwarz Gruppe, zu der unter anderem Lidl und Kaufland gehören, verfolgt mit STACKIT eine Strategie für mehr digitale Souveränität. Dabei geht es nicht einfach darum, Microsoft durch eine kleine Open-Source-Lösung zu ersetzen. Es geht um eine souveränere Infrastruktur und eine bewusstere Anbieterstrategie.
Für kleine Unternehmen ist dieser Weg nicht direkt übertragbar. Kein kleiner Betrieb baut mal eben eine eigene Cloudplattform auf.
Aber das Beispiel zeigt: Die Abhängigkeit von Microsoft ist kein Randthema. Selbst sehr große Unternehmen stellen sich inzwischen die Frage, wie viel Kontrolle sie über ihre digitale Infrastruktur behalten wollen.
Ein Wechsel weg von Microsoft bedeutet nicht automatisch mehr Sicherheit.
Auch alternative Programme müssen gepflegt, aktualisiert und richtig eingerichtet werden. Sicherheitsupdates, Datensicherung, Zugriffsschutz, Zwei-Faktor-Authentifizierung, verschlüsselte Verbindungen und klare Zuständigkeiten bleiben wichtig.
Gleichzeitig zeigt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, dass auch Microsoft Office im Unternehmenseinsatz nicht einfach unkritisch installiert werden sollte. Das BSI veröffentlicht Empfehlungen zur sicheren Konfiguration von Microsoft Office. Das zeigt: Office-Sicherheit ist ein eigenes Thema und muss aktiv betrachtet werden.
Für uns ist deshalb wichtig: Der Wechsel auf Alternativen ersetzt kein Sicherheitskonzept. Er kann aber helfen, Abhängigkeiten zu reduzieren und Systeme bewusster auszuwählen.
Ein Wechsel weg von Microsoft Office 365 funktioniert besonders gut, wenn die Anforderungen überschaubar sind und die Arbeitsabläufe nicht tief in Microsoft 365 eingebaut wurden.
Gute Voraussetzungen sind zum Beispiel:
In solchen Fällen kann der Umstieg gut funktionieren.
Ein ehrlicher Artikel muss aber auch sagen: Es gibt Situationen, in denen Microsoft Office weiterhin sinnvoll oder sogar notwendig ist.
Das gilt besonders bei sehr komplexen Excel-Dateien mit Makros, VBA, Power Query, Power Pivot oder speziellen Add-ins. Auch branchenspezifische Software kann Microsoft Office voraussetzen, etwa für automatisierte Berichte, Serienbriefe oder Dokumentvorlagen.
Schwierig kann es auch werden, wenn Kunden, Lieferanten oder Behörden regelmäßig komplex formatierte Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien liefern und erwarten, dass Layout, Formeln, Kommentare, Freigaben und Formatierungen exakt erhalten bleiben.
Auch Unternehmen, die stark auf Teams, SharePoint, Exchange Online, OneDrive und Microsoft-365-Gruppen setzen, sollten nicht überstürzt wechseln. Hier geht es nicht nur um Office-Dateien, sondern um komplette Arbeitsprozesse.
Deshalb lautet unsere Empfehlung nicht: „Alle müssen sofort weg von Microsoft.“
Unsere Empfehlung lautet: Prüfen Sie ehrlich, was Sie wirklich brauchen.
Für nohandicap multimedia war der Ausstieg aus Microsoft Office 365 der richtige Schritt.
Nicht, weil Microsoft Office keine guten Programme enthält. Sondern weil das Gesamtpaket immer weniger zu unserer Arbeitsweise passte.
Wir wollten weniger Abhängigkeit von Microsoft-Konto, Microsoft Cloud, Outlook, OneDrive, Teams und SharePoint. Wir wollten Programme, die sich besser mit unterschiedlichen Mail-, Kalender- und Dateilösungen kombinieren lassen. Und wir wollten wieder mehr Kontrolle darüber, welche Werkzeuge wir einsetzen und wo unsere Daten verarbeitet werden.
Aktuell prüfen und nutzen wir für klassische Office-Aufgaben unter anderem OnlyOffice, beobachten aber wegen der öffentlich diskutierten Unternehmens- und Sanktionsfragen besonders aufmerksam Euro-Office. Dort könnte aus unserer Sicht die Zukunft einer europäischen, souveränen Office-Alternative liegen. Daneben bleiben LibreOffice und Collabora Online wichtige Alternativen, insbesondere wenn sofort eine bewährte Lösung benötigt wird.
Im Mailbereich setzen wir vor allem auf Thunderbird. Je nach Kundenanforderung prüfen wir aber auch andere Wege: eM Client als komfortablere Mailclient-Alternative, SOGo oder Nextcloud Groupware für Groupware-Szenarien, Roundcube oder SnappyMail für Webmail oder gehostete Lösungen, wenn Selbsthosting nicht gewünscht ist.
Microsoft Office 365 ist nicht alternativlos. Aber der Umstieg muss geplant werden.
Die wichtigste Frage lautet nicht: „Microsoft oder Open Source?“
Die wichtigste Frage lautet: „Welche Lösung passt wirklich zu meiner Arbeitsweise, meinen Daten und meiner gewünschten Unabhängigkeit?“
Microsoft beschreibt die Synchronisierung bestimmter Nicht-Microsoft-Konten mit der Microsoft Cloud in neuen Outlook-Szenarien:
https://support.microsoft.com/en-us/office/sync-your-account-in-outlook-to-the-microsoft-cloud-985f9e19-d308-4e85-9d1d-0c6f32f8e981
BSI-Empfehlungen zur sicheren Konfiguration von Microsoft Office 2024:
https://www.bsi.bund.de/DE/Service-Navi/Presse/Alle-Meldungen-News/Meldungen/MSOffice2024-Empfehlungen_250912.html
Schleswig-Holstein zur Migration von Microsoft Exchange/Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird:
https://www.schleswig-holstein.de/DE/landesregierung/ministerien-behoerden/I/Presse/PI/2025/cds/251006_cds_ox
Schleswig-Holstein zur Open-Source-Umstellung und LibreOffice:
https://www.schleswig-holstein.de/DE/landesregierung/ministerien-behoerden/I/Presse/PI/2025/cds/251204_cds_open-source
Nextcloud/Euro-Office-Ankündigung:
https://nextcloud.com/blog/press_releases/industry-initiative-launches-euro-office-as-true-sovereign-office-suite/
STACKIT zur souveränen Workspace-Migration der Schwarz Gruppe:
https://stackit.com/de/news/souveraene-migration-von-600.000-workspaces/